Thème 2. Information et intelligence collective

Question de gestion 3. En quoi les technologies transforment-elles l'information en ressource ?

Chapitre 3.1. En quoi l’information est-elle une ressource stratégique pour l’organisation ?

Cours de Sciences de gestion (STMG, BTS, DUT tertiaire, Licence de gestion, Ecoles supérieures de Commerce et de Management, Master, chef d’Entreprise, Entrepreneur, gestion des administrations, gestion des associations, Formation professionnelle...) avec www.SuperProfesseur.com et l’application mobile de Super Professeur :mobile.superprofesseur.com  © Ronald Tintin,Ronning Against Cancer

 

Plan  du cours

*   I. De la donnée à la connaissance : un processus de création de valeur

*   II. Le rôle, l’accessibilité et les qualités de l’information

*   III. Information et communication interne et externe

 

I. De la donnée à la connaissance : un processus de création de valeur

A. De la donnée à l’information

Une donnée est une description élémentaire, souvent codée, d’une réalité.

Exemple. 9,99.

Une information est un ensemble de données qui prennent un sens particulier pour un utilisateur.

Exemple. Le livre « Les Aventures de Ronald Tintin, LE JOURNAL INTIME DE SUBLIMA » coûte 9,99 €.

Une donnée n’a aucune signification en soi mais, placée dans un contexte et éventuellement organisée avec plusieurs autres, elle peut devenir une information.

Cela signifie également qu’une même donnée, en fonction du contexte, pourra avoir des sens différents.

B. De l’information à la connaissance

Une connaissance est le résultat de l’appropriation et de l’interprétation des informations.

L’information peut devenir de la connaissance pour l’organisation à condition de la rendre exploitable, disponible et de l’interpréter.

La connaissance issue de l’information exploitable devient ainsi une ressource pour l’organisation.

Transformer l’information en ressource est un véritable défi car :

*   80 % des informations qui circulent dans une organisation seraient non structurées, voire tacites ;

*   20 % seraient structurées, voire explicites.

 

Cette transformation se fait en deux étapes :

*   la capitalisation des savoirs ;

*   le partage au sein de l’organisation afin de les rendre accessibles aux individus.


C. La valeur de l’information pour l’organisation 

L’information est une ressource qui contribue à la création de valeur pour l’organisation :

*   parce qu’elle contribue à l’atteinte de ses objectifs ;

*   parce qu’elle peut avoir une valeur marchande pour une autre organisation.

La gestion des connaissances (en anglais,knowledge management) est donc un véritable enjeu pour l’organisation car elle permet de percevoir, d’identifier, d’analyser, d’organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre ses collaborateurs, en particulier les savoirs créés par l’organisation elle-même.

II. Le rôle, l’accessibilité et les qualités de l’information

A. Le rôle de l’information

Dans les processus de décision et de gestion, l’information a pour rôle :

*   de permettre de comprendre l’environnement ;

*   d’aider à la décision ;

*   de coordonner l’action ;

*   de communiquer à l’interne et à l’externe.

B. L’accessibilité de l’information

L’importante quantité d’informations qui circulent au sein d’une organisation nécessite qu’elles soient organisées et rendues accessibles, c’est-à-dire qu’il doit être possible de les retrouver et d’en disposer rapidement pour pouvoir prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais.

C. Les qualités de l’information

Les informations qui circulent dans une organisation peuvent aussi aisément devenir obsolètes et inexploitables.

Pour assurer la pérennité de l’organisation, il faut que chaque information soit de qualité.

Cette qualité s’apprécie par rapport à la pertinence, la fiabilité, la précision et l’actualité de l’information.

*   Une information est pertinente lorsqu’elle répond au besoin de l’acteur.

*   Une information fiable est une information en laquelle le décideur peut avoir confiance.

*   Une information est précise lorsqu’elle ne donne lieu à aucune interprétation.

*   Une information est actuelle lorsqu’elle est suffisamment récente.

Ainsi, la valeur de l’information dépend de sa qualité et pas uniquement de sa quantité, la qualité d’une information se mesurant par rapport à sa pertinence, son exactitude, sa fiabilité, le fait qu’elle soit complète, etc.

L’information, utilisée à bon escient, diminue le risque d’incertitude et permet à l’organisation d’anticiper sur les décisions à prendre. Elle devient alors un moyen de négociation et de renforcement des pouvoirs (entre celui qui a l’information et celui qui ne l’a pas).

L’importante quantité d’informations qui circulent au sein des organisations fait qu’elles doivent être organisées, analysées et rendues facilement accessibles et compréhensibles par tous pour pouvoir prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais.

L’information est donc au cœur du système de gestion de l’entreprise.


III. Information et communication interne et externe

A. L’information ne doit pas être confondue avec la communication

Dès que l’information est destinée à un tiers, elle devient communication.

Exemple. Réaliser une présentation des ventes du mois lors de la réunion de la force de vente en prenant appui sur des données chiffrées et des graphiques.

L’information est donc le contenu de départ. Elle ne prend un sens que dans la relation à un ou plusieurs acteurs.

En conséquence, la communication est composée de deux éléments :

*   l’information (le contenu)

*   ET la relation établie avec celui qui s’en saisit.

B. La communication de l’information peut être interne ou externe

Une même information pourra être communiquée de manière différente en fonction de la cible visée. Elle pourra aussi être comprise de façon différente en fonction des acteurs impliqués.

1. La communication interne

La communication interne s’adresse aux personnels de l’organisation. Elle a pour principaux buts de les motiver et de coordonner leur action afin d’atteindre les objectifs fixés.

Exemples. Le journal d’entreprise, un portail intranet.

2. La communication externe

La communication externe s’adresse aux partenaires externes à l’organisation, essentiellement pour se faire connaître, reconnaître ou pour faire connaître ses produits et ses prestations de service.

Exemples. Un site Web, un publipostage aux clients, un bilan social, une campagne de publicité.

3. La communication globale 

La communication de l’information peut s’adresser à la fois à des acteurs internes et externes. On parle alors de « communication globale ».

Exemple. Une campagne de communication institutionnelle sur le comportement éthique ou écologique de l’organisation a pour objectif de valoriser son image et, par conséquent, d’améliorer l’adhésion de ses salariés autant que d’attirer une clientèle supplémentaire.

Les technologies de l'information et de la communication (TIC) permettent à la communication interne et externe de l’organisation d’être plus efficace.

Exemples. Un site Web, une visioconférence, la messagerie électronique.

 

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